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5. Publication, processus documentaire (workflow), et collaboration

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Apprenez comment partager et contrôler l'accès à votre contenu en utilisant l'onglet Partage et le menu État des éléments, qui tire parti des règles de processus documentaire (workflow), aussi appelé processus de publication.

5.1. États de publication basiques

Dans le coin en haut à droite du panneau Modifier de tout type de contenu -- dossiers, images, documents, etc,... y compris tout type spécialisé de contenu -- se trouve un menu État permettant d'indiquer le statut de l'élément concerné dans le processus de publication. Ce menu État dispose de choix pour contrôler l'état de publication :

 

     Processus documentaire - Menu pour un élément en état Privé

 

Le "titre" du menu vous montrera l'état présent de l'élément dans le processus de publication, par exemple État : Privé, comme montré ci-dessus. "Privé" est l'état initial lorsque vous créez un élément de contenu -- une image uploadée, un document, une actualité, etc... --. Dans l'état Privé, comme son nom l'indique, l'élément de contenu ne sera généralement pas visible par les visiteurs du site.

Note : selon le processus documentaire (de publication) choisi par l'administrateur du site, l'état par défaut à la création d'un élément pourrait être non pas Privé mais Brouillon public. Prenez garde en ce cas, car comme son nom l'indique, votre document même encore incomplet sera visible par les visiteurs anonymes.

Le choix Publier du menu rendra l'élément disponible sur le site pour les visiteurs y compris anonymes. Le choix Soumettre à la publication est utilisé pour les sites où des directeurs de publication doivent approuver le contenu créé préalablement à sa mise à disposition au public, comme discuté ci-dessous.

Aussi, et c'est un point très important, certains types de contenus, comme les actualités et événements, n'apparaîtront pas sur le site internet comme vous pourriez vous y attendre, tant qu'ils n'ont pas été expressément publiés.

Gardez bien cela en mémoire : le statut de publication est important !

Le statut (ou état) de publication peut être changé uniquement par les utilisateurs dont les comptes comportent les autorisations nécessaires. Les choix du menu État reflèteront les permissions définies pour tel compte utilisateur. Par exemple, pour le site d'un grand journal d'information, un journaliste pourrait ajouter des pages pour des articles d'actualités, mais le menu État ne montrera pas le choix Publier, seulement le choix Soumettre à la publication. Cela s'explique par le fait qu'un journaliste doit d'abord soumettre ses articles à l'approbation de l'équipe rédactionnelle avant publication. Si votre compte dispose des permissions adéquates, cependant, le choix Publier apparaîtra et vous pourrez publier en une étape.

Pour un éditeur, un élément de contenu qui a été soumis peut être soit publié soit rejeté, soit d'entrée de jeu, parce qu'il s'agit d'une soumission inappropriée à la situation, soit pour la raison plus classique que l'élément de contenu a besoin d'être revu.

Après qu'un contenu a été publié, il peut soit être retiré, pour retrouver le statut de brouillon public, soit être renvoyé vers son auteur en statut privé, si vous le désirez. (NDT : à revoir avec Vincent pour clarifier la traduction). Les choix du menu État s'adapteront en conséquence :

 

     Processus documentaire - Menu pour un élément en état Public

 

De la considération devrait être apportée à l'action de retrait (retirer ou "dépublier"), ou mettre en privé, tout contenu qui est pour une quelconque raison devenu obsolète ou non désiré. Le remettre en état privé retirera l'élément de la vue publique et de l'affichage dans les résultats d'une recherche, mais le gardera pour le cas où le format ou les données proprement dites (texte, images, etc...) sont nécessaires plus tard. Cela est spécialement vrai pour le contenu se rapportant à des événements qui pourraient se reproduire, ou des créations uniques. La décision d'effacer ou de mettre en privé peut dépendre de si oui ou non le contenu existe ailleurs, sur un ordinateur local. Si le contenu est large en taille, au sens d'espace disque utilisé, peut-être sauvegarder sur un disque d'ordinateur local constitue-t-il une bonne garantie avant suppression, si l'espace sur l'ordinateur du serveur internet est un problème.

 

5.2. Contrôle avancé

Le menu État a un choix de sous-menu Avancé... :

    Processus documentaire - Menu pour un élément en état Privé

 

qui amène le panneau d'état avancé, dénommé Processus de Publication :

  Processus documentaire - contrôle avancé

En dessous d'une section d'explications située au commencement du panneau, se trouve une case à cocher montrant le contenu qui sera affecté par ce changement d'état de publication. La capture montre ici que le dossier "Long-tailed Skipper" sera affecté par ce changement d'état.

Le champ suivant, une case à cocher intitulée "Inclure les éléments du dossier", permet de contrôler si le changement d'état va affecter soit cet élément seul (donc l'élément "dossier Long-Tailed Skippers"), soit également tout et tous les éléments, sous-dossiers et autres éléments qu'il contient. C'est donc une case à cocher importante, qui vous permet d'aisément changer la disponibilité de sections entières du site internet.

Par exemple, le dossier "Long-Tailed Skipper" pourrait contenir quatre sous-dossiers, pour des photographies, la descriptions des spécificités des espèces, l'histoire taxonomique, et les descriptions comportementales, tout ceci ayant été conservé dans l'état privé durant la période initiale de travail nécessaire pour mettre en place tout ce contenu. Tout ceci pourrait être immédiatement rendu public -- pourrait être publié -- en cochant cette case puis choisissant Publier en bas de la page avant d'enregistrer. De la même manière, l'option Soumettre à la publication pourrait être utilisée pour un site où des éditeurs contrôlent l'ultime étape du processus de publication.

Toujours selon le même procédé, une section entière pourrait être immédiatement rendue privée. Par exemple, si une agence de location d'automobiles décidait de retirer un modèle de voiture de son parc, une section entière de son site dédiée à ce modèle, comprenant plusieurs sous-dossiers emplis de documents, images, et fichiers, pourrait être placée en privé.

Les deux champs suivants, relatifs à des dates, concernent la date effective de publication et la date d'expiration. Ces dates parlent d'elles-mêmes. Si vous voulez placer une "fenêtre" de temps, durant laquelle un élément ou ensemble d'éléments serait disponible pour la publication, vous pouvez le déterminer avec ces champs.

Un champ Commentaires vous permet d'attacher une explication à tout (tous) le(s) contenu(s) affecté(s) par ce changement d'état. Cela s'avère tout spécialement utile lorsque plusieurs personnes travaillent sur un site internet, et une personne moins familière avec une zone de ce site regarde un contenu et se demande pourquoi il n'a pas été publié. Elle s'interroge, "Cette information semble bonne, pourquoi ne pas l'avoir déjà publiée ?" Puis elle regarde le commentaire qui dit quelque chose du genre, "Ne pas publier avant que Richard n'ait pu résoudre les problèmes de propriété intellectuelle attachés à cet élément". Utiliser les commentaires est une bonne idée pour des informations sensibles, même si vous êtes la seule personne à travailler sur le site internet, parce que vous êtes toujours susceptible d'oublier pourquoi vous avez pris telle décision sur un état de publication.

Finalement, se trouve en bas du panneau un choix entre plusieurs états disponibles pour cette action. Cela variera, en fonction de l'état actuel de l'élément en cours de modification d'état. Par exemple, si l'élément est présentement dans l'état publié, il n'y aura pas le choix Publier, si en revanche l'élément est présentement en état privé, il n'y aura pas le choix de le rendre privé, etc... Si un élément est déjà publié, il y aura en bas du panneau les options pour Retirer ou Rétracter, pour "dépublier" un élément, et ainsi le remettre dans l'état brouillon public ou même l'état privé.

 Icône Lien Vidéo Visionner une vidéo sur Plone 2 relative au contrôle de l'état de publication d'un élément.

 

5.3. Politiques de processus documentaire

Le processus de publication (nous préférerons cette appellation au "processus documentaire"), ou workflow, est un sujet plus approfondi que d'autres aspects de Plone. Il fait intervenir la création d'un contrôle plus compartimenté de la création de contenu, de son examen, et de sa publication. Si vous disposez d'un compte utilisateur sur un "petit" site Plone typique, vous ne rencontrerez probablement pas de politiques personnalisées de workflow, parce que le besoin ne s'en sera pas fait sentir. Cependant, le potentiel pour utiliser cette fonctionnalité est toujorus présent, étant intégré en standard dans Plone.

Pour une introduction à ce concept de processus de publication ou workflow, considérez un exemple relatif au site internet d'un éditeur de journal d'information,  au sein duquel se trouvent travailler ensemble les différents groupes listés ci-après :

Journalistes  
 Peuvent créer des histoires, mais n'ont d'autre choix que de les soumettre à publication.
Éditeurs 
Peuvent examiner et valider les histoires, mais ne peuvent faire complètement aboutir le processus de publication. Ils envoient les histoires revues et approuvées pour une approbation supplémentaire par la hiérarchie. 
 Rédacteurs en chef
S'occupent des dernières approbations, révisions, corrections, et peuvent publier les histoires. 

Une politique de workflow, parfois abrégée en workflow, décrit les contraintes appliquées aux actions de changement d'état affectées aux différents groupes de personnes. Une fois que la politique de workflow a été définie, elle doit être appliquée à une section du site pour que les règles prennent effet. Dans notre exemple du site de journal d'informations, une politique de workflow serait mise en place puis appliquée aux dossiers dans lesquels les journalistes vont créer leurs actualités. Par la suite, les journalistes, après avoir rédigé leurs articles, mettraient en oeuvre le processus de publication défini en leur faisant suivre lea "piste" d'examen et d'approbation.

              Processus documentaire - Schéma récapitulatif

 

Les journalistes ajouteraient des articles d'actualités et les soumettraient ensuite (le choix Publier du menu d'état ne leur est pas proposé). De la même manière, les éditeurs pourraient rejeter l'article pour révisions ou pourraient, à leur tour, soumettre l'article au degré supérieur, à destination donc d'un rédacteur en chef, pour les corrections finales et publication. Dans cet exemple d'entreprise de journal, cette politique pourrait avoir un nom du type "Politique de revue éditoriale". Configurer une politique de workflow comprend la question de l'appliquer à une zone du site internet -- pour définir le champ d'application de la politique. Cela relève des tâches d'un administrateur de site. L'administrateur du site utiliserait pour ce faire les panneaux de contrôle de Plone pour spécifier où sur le site internet s'appliquerait cette Politique de Revue Éditoriale, soit sur l'ensemble du site soit sur une sous-section.

Plone est livré avec plusieurs politiques de workflow prédéfinies assez utiles -- la politique par défaut est une politique simple de publication sur internet. L'administrateur de votre site internet est susceptible d'employer une politique plus spécifique, telle que celle d'un site basé sur une communauté ou celle prévue pour un intranet (système d'internet interne à une entreprise). En ce cas, vous devrez peut-être apprendre certaines étapes procédurales pour publier, mais ce ne sont en définitives que des complexifications des principes élaborés dans la politique de workflow par défaut.

 

5.4. Collaboration au travers du Partage

Dans cet exemple, Jane Smythe dispose d'un accès plein et entier à son site Plone. Elle peut ajouter, modifier, supprimer et publier du contenu n'importe où sur le site. Pour le moment, elle a créé un dossier intitulé "Documentation" et y a ajouté une page, "Aperçu du projet". Elle n'a encore publié ni le dossier ni le document. Le processus de publication (workflow) par défaut de ce Plone n'a pas été modifié.

Elle veut maintenant laisser son collègue, Georges Shrubb, ajouter du contenu au dossier Documentation. Il a la permission de modifier tout contenu préexistant, mais elle a besoin qu'il puisse commencer à ajouter du contenu. Avant que nous continuions avec Jane, jetons un oeil à ce que voit Georges pour le moment lorsqu'il s'authentifie sur le site Plone :

           Barre de navigation - Vue d'un utilisateur

 

Notez que pour le moment, Georges ne peut même pas voir le dossier Documentation, parce que Jane l'a créé et qu'il est toujours en état Privé. Toutes les permissions par défaut sont déjà en place et fonctionnent comme prévu.

Jane va donc donner à Georges les permissions dont il a besoin pour ajouter du contenu au dossier Documentation.

Pour cela, Jane navigue jusqu'au dossier Documentation et clique sur l'onglet Partage pour faire apparaître le panneau correspondant :

         Attribution de rôles - Exemple 1 - Étape 1

Une des premières choses à remarquer est que Jane dispose déjà de toutes les permissions possibles sur ce dossier. Ces permissions lui ont en fait été attribuées à partir d'un niveau supérieur du site, comme l'indique le symbole vert de "check".

Si l'on regarde de plus près les permissions disponibles, il y a :

  • Peut Ajouter - Cela signifie que lorsque cette permission est accordée à un utilisateur (ou groupe d'utilisateurs) particulier, cet utilisateur peut ensuite ajouter de nouveaux éléments de contenu. Et comme cet utilisateur était aussi le créateur de ces éléments de contenus, il pourra également les modifier comme il le souhaite.
  • Peut Modifier - Lorsque cette permission est accordée sur un dossier, l'utilisateur peut non seulement modifier ce Dossier (titre et description), mais également tout élément contenu dans ce dossier. Notez cependant, que l'utilisateur n'a pas le droit de supprimer un quelconque des éléments dudit dossier. Lorsque la permission est accordée sur un autre élément comme un Document, l'utilisateur ne peut modifier que cet élément et aucun autre des éléments du dossier.
  • Peut Voir - Lorsque cette permission est accordée sur un dossier ou d'autres éléments, l'utilisateur peut voir le contenu mais ne peut y apporter aucun changement.
  • Peut Modérer (review) - Lorsque cette permission est accordée, l'utilisateur peut publier les éléments concernés.

Note : Ces permissions vont primer ("surpasser") sur les permissions de workflow accordées par défaut ! Par exemple, si vous accordez à un utilisateur la permission "Peut Voir" sur un document qui était en état Privé, cet utilisateur pourra voir ce document.

Dans cet exemple, Jane va accorder à Georges la permission "Peut Ajouter" au dossier Documentation, pour qu'il puisse ajouter du contenu au dossier. Premièrement, elle cherche à trouver son compte utilisateur par son nom :

         Attribution de rôles - Exemple 1 - Étape 2

Jane peut maintenant ajouter des permissions spécifiques pour Georges dans le dossier Documentation. Elle va lui donner la permission "Peut Ajouter" puis cliquer sur "Enregistrer" :

             Attribution de rôles - Exemple 1 - Étape 3

Et c'est tout ! Voyons comment apparaît le site pour Georges désormais.

Note : Georges n'a PAS besoin de femer puis rouvrir sa session sur le site. Les permissions sont toujours immédiates car elles sont vérifiées et mises à jour à chaque fois qu'un utilisateur tente d'accéder à tout contenu (par exemple en cliquant sur un lien) du site Plone.

Georges clique sur l'onglet Accueil (par exemple) pour rafraîchir sa vue du site, et peut maintenant apercevoir le dossier Documentation :

               Attribution de rôles - Exemple 1 - Étape 4

 

Quand Georges clique sur l'onglet Documentation, il remarque qu'il peut voir tout le contenu de ce dossier, et qu'il peut maintenant y ajouter du contenu selon les types d'éléments disponibles pour ce dossier, comme le montre le menu Ajouter un élément :

                Attribution de rôles - Exemple 1 - Étape 5

 

Georges veut examiner ce que Jane a déjà créé, il clique donc sur le lien vers "Aperçu du Projet" et voit :

               Attribution de rôles - Exemple 1 - Étape 6

Tandis que Georges peut voir le document, ses permissions limitées l'empêchent de le modifier ou de changer son état de publication. La seule chose qu'il peut faire en dehors de voir ce document est d'en créer sa propre copie.

Georges ajoute un Document intitulé "Installation de Widget" et créée le contenu de ce document. Une fois fini, il l'enregistre :

               Attribution de rôles - Exemple 1 - Étape 7

Jane veut voir le travail que Georges a effectué. Elle clique sur l'onglet Documentation et voit que Georges a effectivement été occupé. Elle clique sur la page "Installation de Widget" pour observer le document plus en détails :

                Attribution de rôles - Exemple 1 - Étape 8

 

Remarquez que Jane dispose des pleins accès sur la page que Georges a créé. Elle peut ainsi l'éditer, de même que la couper/copier/coller. Au lieu de cela, elle va attendre que Georges soumette la page à publication pour réellement avancer sur ce document.

 

Exemple 2 : Laisser les autres éditer une partie de votre contenu

Jane et Georges ont tous deux travaillé dur pour créer des documents dans le dossier Documentation. Jane a publié le dossier Documentation et plusieurs de ses pages :

              Présentation du code couleur du processus documentaire standard

Remarquez dans cet exemple que chacun des quatre éléments du dossier Documentation (lui-même publié) se trouvent dans un état de workflow différent :

  • "Aperçu du projet" : coloré en bleu, signifie qu'il est dans l'état "Publié" : quiconque peut le voir ;
  • "Installation de Widget" : coloré en orange, signifie qu'il est dans l'état "Soumis à publication" : seuls les utilisateurs disposant des droits nécessaires peuvent le voir, il est en attente de validation pour publication ;
  • "Support technique client" : coloré en rouge, signifie qu'il est dans l'état "Privé" : seuls les utilisateurs autorisés peuvent le voir ;
  • "FAQ" : coloré en vert, signifie qu'il est dans l'état "Brouillon public" : tout le monde peut le voir.

Jane a décidé qu'elle allait laisser les pleins pouvoirs sur la modification (mais non pas la publication) du dossier Documentation à Georges. Elle retourne donc dans le dossier Documentation et clique sur l'onglet Partage :

                  Attribution de rôles - Exemple 2 - Étape 1

De là, elle n'a plus qu'à cocher la case "Peut Modifier" et Georges pourra modifier tout le contenu du dossier Documentation -- y compris le dossier lui-même. Quand Georges se rendra la prochaine fois dans le dossier Documentation, et cliquera sur "Aperçu du Projet" (qui est un Document que Jane a créé), voici ce qu'il verra :

                  Attribution de rôles - Exemple 2 - Étape 2

Georges peut donc désormais modifier n'importe quel élément du dossier Documentation, quel qu'ait été son créateur originel.

Dans le même temps, Molly a rejoint Georges comme nouveau membre de l'équipe. Georges aide Molly à entamer la mise à jour du document "Installation de Widget". Il va donc dans l'onglet Partage dudit document et cherche Molly par son nom complet (et non son identifiant/nom d'utilisatrice) et lui donne la permission "Peut Modifier" sur ce document :

               Attribution de rôles - Exemple 2 - Étape 3

Lorsque Molly va dans le dossier Documentation, elle pourra désormais voir les deux éléments publics, ainsi que l'élément en état privé sur lequel elle dispose du droit de modification :

                Attribution de rôles - Exemple 2 - Étape 4

Et, de fait, lorsqu'elle clique sur le document "Installation de Widget", elle peut le modifier :

                Attribution de rôles - Exemple 2 - Étape 5

Notez bien, cependant, que si elle clique sur l'un des deux éléments qu'elle n'est pas autorisée à modifier, elle n'aura pas d'accèe supplémentaire. Elle ne peut voir ces deux éléments que parce qu'ils sont publiés, au sens du workflow par défaut de Plone (ce qui signifie que n'importe qui peut les voir).

        Attribution de rôles - Exemple 2 - Étape 6

 

Une dernière remarque sur cette exemple : si le dossier Documentation ne se trouvait pas dans l'état Publié OU si Molly n'avait reçu aucune autre permission (par exemple, "Peut Voir" affectée au dossier Documentation), elle aurait eu besoin de l'adresse internet (URL) complète pour atteindre le document sur lequel elle avait reçu les droits de modification. Les Permissions sont très ciblées dans Plone !

Exemple 3 : Permettre à d'autres utilisateurs de Modérer et Publier des éléments

A venir.

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